Les principes de l’externalisation de la saisie comptable

La saisie comptable est une activité courante chez les entreprises. Nécessitant de la rigueur et de la minutie, à la mesure des exigences du Fisc, elle doit être menée avec professionnalisme et compte tenu de différentes règles. Une externalisation permettra d’obtenir des documents sans bavure et fiables. En quoi ça consiste ?

Externalisation saisie comptable : les normes

La saisie comptable est une activité sensible dans une entreprise, sachant qu’il s’agit de transcrire des données souvent confidentielles. À cela s’ajoutent la complexité et la spécificité des écritures comptables devant être prises en compte par le personnel chargé de la saisie. Autrement dit, l’externalisation de saisie comptable emporte au moins le respect des mêmes règles que celles décrites dans les cahiers des charges à l’endroit des comptables d’entreprise.

Par exemple, pour écrire un livre comptable, l’agent de saisie comptable externe doit inclure les informations précises sur les dates, numéros de pièces, numéros du compte concerné, les libellés des opérations, les montant des opérations de débit et de crédit, les TVA, ainsi de suite. Il faut également veiller à l’ordre chronologique, l’équilibre des comptes, référencer les pièces justificatives… Plus important encore, l’externalisation de la saisie comptable doit être confiée à un expert-comptable.

Externalisation saisie comptable : intérêt et avantages

L’externalisation de la saisie comptable répond à des besoins divers, à commencer par la nécessité de concentrer les efforts de l’entreprise sur ses activités principales. La saisie comptable nécessite une expertise que l’entreprise peut ne pas avoir, ou un emploi du temps qu’elle ne peut pas se permettre. Une externalisation s’impose aussi pour garantir la qualité de la saisie comptable, sachant que les fournisseurs de services comptables peuvent apporter les dernières innovations en la matière.

On liste divers avantages procurés par une externalisation des saisies comptables. On peut notamment citer la dispense de la création d’un service comptable et donc le recrutement de compétences, évitant donc un investissement coûteux. Cette pratique permet aussi de garantir une grande qualité de travail, le respect des obligations légales… garantissant la fiabilité des écritures comptables.

Qui contacter pour une externalisation de saisie comptable d’entreprise ?

Un certain nombre d’écueils peut donner un aspect désavantageux à un outsourcing de saisie comptable, à commencer par le coût du service. On peut en effet avoir à payer un peu plus de 150 euros de l’heure en moyenne pour les prestations d’un cabinet. Cela varie en fonction du volume de travail entre autres paramètres. La crainte de perdre des données confidentielles peut aussi empêcher les entreprises de choisir une externalisation saisie comptable.

Mais pour assurer des opérations comptables externalisées fiables, non coûteuses et insusceptibles de détournements de données, il suffit avant tout de faire un bon choix d’agence d’expert-comptable. Les paramètres de choix sont nombreux. Voici quelques-uns :

• Le prix : la fourchette des tarifs est assez vaste et permet de choisir en fonction de son budget.
• La ou les opérations comptables à confier à l’agent externe : cette sélection donne lieu à des prix au prorata du travail à faire.
• Le niveau des agents mis à contribution : cette donnée peut être obtenue chez certaines agences, mais il va falloir faire de petites enquêtes pour d’autres.
• La localisation : il est généralement recommandé de s’adresser à une agence de même zone géographique, pour des raisons de compatibilité juridique par exemple.
• La méthode de sécurisation des données…